BANYUMAS – Pentingnya pengelolaan arsip yang teratur dan sistematis bagi Pemerintahan Desa kembali ditekankan dalam kegiatan Pembinaan Kearsipan Pemerintahan Desa yang diselenggarakan pada hari Selasa, 18 November 2025. Kegiatan ini dibawakan oleh Fitriyah, A.Md., seorang Arsparis dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (ARPUSDA), yang menyoroti dasar hukum dan tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan di tingkat desa.

Dasar Hukum dan Tanggung Jawab

Materi pembinaan ini didasarkan pada sejumlah peraturan perundang-undangan, termasuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua Atas UU Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa. Selain itu, Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan dan Peraturan Daerah Kabupaten Banyumas Nomor 28 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan juga menjadi landasan utama.

Sesuai Pasal 26 Ayat (4) Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, salah satu kewajiban Kepala Desa adalah menyelenggarakan administrasi pemerintahan desa yang baik. Administrasi Desa sendiri didefinisikan sebagai keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai Pemerintahan Desa pada buku register desa. Sekretaris Desa memiliki tugas pokok untuk membantu Kepala Desa dalam bidang administrasi, termasuk mengelola seluruh tata administrasi desa, surat-menyurat, pengarsipan, dokumen keuangan, dan penyusunan laporan.

Gerakan Tertib Arsip Desa

Kegiatan ini juga menyoroti Surat Edaran Bersama (SEB) Menteri Desa, PDT dan Transmigrasi dan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2022 tentang Gerakan Tertib Arsip Desa dan Sejarah Desa. Gerakan ini bertujuan untuk:

* Penyelamatan Arsip Desa: Melakukan pendataan, perapian, dan pendokumentasian laporan pembangunan, pemberdayaan masyarakat, penggunaan dana desa, serta sejarah desa.

* Pemberdayaan Masyarakat Desa di Bidang Kearsipan: Mendorong masyarakat untuk melakukan Gerakan Tertib Arsip dan penyusunan Sejarah Desa, serta memberikan dukungan kepada Pemerintah Desa.

Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis

Arsip, sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa, dibagi menjadi dua jenis berdasarkan fungsinya: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis, yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, mencakup arsip aktif, inaktif, dan vital.

Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip (Pemerintahan Desa) dan meliputi empat kegiatan utama yang harus terintegrasi:

* Penciptaan Arsip: Melalui pembuatan dan penerimaan naskah dengan mengacu pada Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip.

* Penggunaan Arsip: Pemanfaatan dan penyediaan arsip, baik arsip aktif di Unit Pengolah maupun arsip inaktif di Unit Kearsipan/Sekretariat.

* Pemeliharaan Arsip: Kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, termasuk pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, dan alih media.

* Penyusutan Arsip: Pengurangan jumlah arsip melalui pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Pemerintahan Desa wajib mengalokasikan pendanaan yang memadai untuk pengelolaan kearsipan. Arsip-arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, seperti arsip kebijakan desa, arsip aset desa (seperti letter C), arsip batas wilayah, dan arsip pemilihan Kepala Desa, harus diperlakukan sebagai Arsip Vital atau diserahkan ke LKD sebagai Arsip Statis.

Laporan oleh (EDI MULYONO, S.Si)